Reglas de las Administraciones Tributarias: Descartar el uso del papel como soporte documental
Si bien a lo largo de la historia el soporte natural de los documentos fue en papel, lo cierto es que este sistema tiene amplias desventajas contra nuevas y mejores formas utilizando sistemas computacionales de manejo de documentos, incluyendo:
- es propenso a la falsificación.
- no puede ser indizado fácilmente (puede ser indizado a mano, pero a un costo muy alto), lo que genera un innecesario aporte humano para su procesamiento y evitando la automatización de procesos.
- es un soporte que no permite fácilmente obtener respaldos de él (salvo fotocopias), por lo que la pérdida o degradación del mismo requieren pedir copias a la otra parte (en este caso, el actor económico), con los riesgos que ello supone.
- es un soporte que dificulta la transparencia, dado que solo pueden existir n copias de un expediente al mismo tiempo.
Del otro lado, existen nuevas metodologías que permiten no sólo garantizar la autenticidad de los documentos en ella sino además de una forma transparente al usuario final, permitiendo visualizar esos documentos desde cualquier lado. De la misma forma, los documentos incluidos en estas metodologías suelen forzar una estructura predefinida (en otras palabras, formularios), lo que permite la automatización de procesos y la indexación por diferentes campos, lo que permite una rápida y eficiente operación y una mejor auditoría.
Sin embargo, dichas metodologías tienen un talón de Aquiles en los documentos soportados en papel, dado que son completamente ciegos a ellos.
Este y otros principios se encuentran disponibles en la obra Principios de Administración Tributaria publicado por Thomson Reuters - La Ley.